Fonctionnalités

Voici une liste de fonctionnalités d'HybrydScan, une solution très performante d'archivage et de gestion électronique de documents pour petite, moyenne ou groupes d'entreprises.

Outre le fait que HybrydScan soit entièrement compatible avec Windows 2000, XP, 2003 et Vista, voici quelques fonctionnalités principales:


Création et importation de documents électroniques

Les documents-papiers peuvent être transformés en documents électroniques très facilement avec le module de numérisation TWAIN 32bits. Plusieurs options sont disponibles telles que la sauvegarde en format standard TIFF, PDF et JPEG. Les options d'authentification de documents sont aussi proposées.

Numérisez des documents de toutes sortes: images, photographies, dessins, documents manuscrits, documents dactylographiés, schémas, plans, graphiques, films, formulaires; bref tout ce qui est visible sur papier.

Importez vos documents natifs directement à partir de votre poste de travail fonctionnant sous Microsoft Windows.

HybrydScan supporte pratiquement tous les numériseurs, copieurs, caméras, multi-fonctions et dispositifs de création de documents. Pourvu que l'appareil est compatible avec Microsoft Windows, il peut importer les images ainsi créées.

Indexez vos documents dans HybrydScan manuellement, un à un, en groupes ou en utilisant les fonctionnalités d'indexation automatisée par lots de documents ou encore avec les fonctionnalités de numérisation ROC. Utilisez des scripts d'importation et d'indexation pour accélérer votre travail d'une fois à l'autre.


Recherche des documents électroniques

Effectuez des recherches booléennes, par date, par mots-clés ou par utlisateur ou par type de publication. Bref, il est impossible de perdre ou de ne pas retrouver un document. Les fonctionnalités d'indexation rapide «Q25» d'HybrydScan vous permettent également d'ajouter des indices de publication rapidement et ainsi de retrouver vos documents en un temps record.

Les recherches de documents peuvent être sauvegardées afin d'accélérer l'accès aux documents ultérieurement.

Les divers niveaux de sécurité permettront à divers utilisateurs d'effectuer ceraintes opérations sur les documents trouvés. Évidemment certains documents peuvent ne pas être affichés lors de certaines recherche si les utilisateurs en question n'y ont pas droit. La sécurité étant omniprésente dans le logiciel, il suffit simplement d'établir les accès au niveau des utilisateurs et seuls les documents autorisés peuvent être ainsi accédés et consultés.


Modification des documents électroniques

Annotez et modifiez les documents indexés dans le système à l'aide des divers outils d'annotation. vous pourrez ainsi créer des versions améliorées ou simplement extraire seulement certaines données à partir d'un document original pour en créer de nouveaux, sans altérer d'aucune sorte le document original.

Les documents annotés sont alors gérés par le système de contrôle de versions des documents. Vous pourrez ainsi établir clairement l'évolution de vos documents et la modification de ceux-ci.


Modules de numérisation avancés

Utilisez les modules de numérisation par lecture ROC zonale ou encore par codes à barres. Ces modules sont optionnels et peuvent servir à des tâches d'indexation plus complexes mais sont toutefois opérés via des interfaces simples et intuitives.


Suivi «Audit» des opérations

toutes les opérations effectuées dans le système sont enregistrées. Les ouvertures et fermetures de sessions, les consultations et impressions de documents, les recherches, les ajouts de nouveaux documents etc sont toutes répertoriées et sont consultables en temps réel via des formulaires pouvant être imprimés. Bref, plus aucune anomalie ou irrégularité dans vos opérations quotidiennes ne peut vous échapper.


Sécurité et entreposage des documents

Tous les documents sont entreposés dans un dépôt de fichiers, lesquels sont également encryptés et sécurisés contre toute consultation non-autorisée. Les documents originaux sont tous conservés et les archives de documents sont autonomes, c'est-à-dire qu'elles peuvent recréer leurs informations d'indexation d'elles-même dans le cas d'une défaillance du système ou encore une reconstruction du système de stockage au niveau du système de base de données.

Les documents qui sont échangés par courrier électronique peuvent aussi être pourvus d'un niveau de sécurité supplémentaire en activant les clés d'échange privées.


Montage et assemblage de documents de différentes sources

HybrydScan comprend un module d'assemblage de documents unique en sons genre. Il est possible d'assembler divers documents de type TIFF ou JPEG, par exemple, pour créer un document de plusieurs pages en quelques secondes seulement. En fait, le système peut en une minute, assembler et créer des documents de plus de 200 pages haute-résolution.


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